Certidão de regularidade do FGTS: o que é, para que serve e como emitir
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Descubra como funciona a certidão de regularidade do FGTS, quem deve emitir, por que ela é importante e o que fazer se a empresa estiver irregular.
A certidão de regularidade do FGTS pode não ser tão comentada no dia a dia, mas tem um peso importante na rotina empresarial, e, por tabela, na vida dos colaboradores.
Sua emissão comprova que o empregador está em dia com os depósitos do Fundo de Garantia, o que impacta diretamente situações como demissão, acesso ao saque-aniversário, seguro-desemprego, financiamentos e licitações.
Neste post, você entenderá o que é esse documento, como emiti-lo, quem precisa apresentá-lo e por que ele é solicitado em alguns contextos. Em seguida, explicamos a diferença entre CRF e CND, como consultar a situação de uma organização no sistema da Caixa e o que fazer em caso de pendências com o FGTS.
O que é a certidão de regularidade do FGTS?
A certidão de regularidade do FGTS (também chamada de CRF FGTS) é um documento emitido pela Caixa Econômica Federal que comprova que uma empresa está em dia com suas obrigações relacionadas ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
Ou seja, ela confirma que todos os depósitos mensais de FGTS foram realizados corretamente, que não há pendências financeiras ou inadimplência registrada, e que os dados enviados ao sistema da Caixa estão consistentes com a legislação vigente.
Embora seja de interesse da empresa, essa certidão é igualmente importante para os trabalhadores, pois é por meio da regularidade do empregador que os valores do Fundo de Garantia são efetivamente depositados e atualizados na conta vinculada do colaborador.
Para que serve a certidão de regularidade do FGTS?
A CRF é usada para diversos fins legais e administrativos. Ela é como um comprovante da conduta responsável do empregador em relação ao direito trabalhista.
Entre os principais usos da certidão, estão:
• Participação em processos de licitação pública
• Celebração ou renovação de contratos com órgãos públicos
• Obtenção de financiamentos junto a bancos públicos e privados
• Regularização junto ao Ministério do Trabalho e à Receita Federal
• Verificação por parte de trabalhadores em caso de desligamento ou solicitação de benefícios trabalhistas
Mais do que um documento burocrático, a certidão está ligada à capacidade do negócio de operar legalmente em diversas esferas e à proteção dos direitos de seus colaboradores.
Quem precisa emitir a certidão?
A emissão da CRF é responsabilidade das pessoas jurídicas que mantêm empregados com carteira assinada. Isso inclui:
• Empresas privadas de qualquer porte
• Entidades públicas ou mistas que contratam pessoal pelo regime celetista
• Empregadores domésticos não estão obrigados, já que a relação de trabalho não se enquadra nos critérios exigidos para emissão da certidão
Ainda assim, em casos específicos — como a prestação de serviço terceirizado — o contratante pode exigir do contratado a apresentação da certidão, como garantia da regularidade do vínculo empregatício da empresa contratada para com seus funcionários.
Como emitir a certidão de regularidade do FGTS?
A emissão da certidão é realizada de forma simples e totalmente online pelo site da Caixa Econômica Federal.
Siga os passos abaixo:
1. Acesse o site da Caixa - FGTS - Certidão de Regularidade
2. Vá até a área "Empresas" e clique em “Regularidade do Empregador”
3. Digite o CNPJ ou CEI da empresa
4. O sistema informará se há pendências. Se não houver, a certidão poderá ser gerada automaticamente
Se a companhia estiver regular, a CRF pode ser impressa na hora. Caso contrário, o sistema apresentará o motivo da irregularidade e os caminhos para resolução.
Qual é a diferença entre CRF FGTS e CND FGTS?
É comum confundir a certidão de regularidade do FGTS (CRF) com a certidão negativa de débitos (CND), mas elas têm finalidades diversas.
A CRF refere-se exclusivamente à situação da empresa junto ao Fundo de Garantia. Já a CND é mais ampla e envolve outras obrigações fiscais e previdenciárias com a Receita Federal, como contribuições ao INSS, impostos e outros tributos.
Ambas as certidões são exigidas em licitações ou financiamentos, mas tratam de contextos distintos. Em alguns casos, o não fornecimento de uma delas já basta para impedir a participação da empresa em determinado processo.
Em quais situações a certidão é exigida?
A apresentação da CRF é uma exigência legal em muitas situações. Algumas das mais recorrentes são:
• Concorrência em licitações públicas
• Contratação de obras ou serviços com recursos públicos
• Abertura ou renovação de crédito em instituições financeiras, principalmente bancos públicos
• Regularização de situações trabalhistas em auditorias fiscais
• Transferência de controle societário de empresas
• Fiscalizações do Ministério do Trabalho ou de Tribunais de Contas
Como consultar a situação do FGTS da sua empresa?
Caso você seja funcionário e queira verificar se sua empresa está depositando corretamente o FGTS, pode acessar o app FGTS ou o site da Caixa com seu CPF. Lá, é possível ver os extratos mensais e identificar eventuais falhas.
Caso identifique falhas, é importante regularizar. A falta de regularização nos pagamentos pode afetar a vida do trabalhador, incluindo o direito ao saque-aniversário do FGTS e a plenitude do pagamento em casos de licença médica ou seguro-desemprego.
Como resolver se a CRF irregular?
Se, ao tentar emitir a CRF, a organização for considerada irregular, é necessário entender o motivo. O sistema da Caixa pode apresentar estas pendências:
• Falta de pagamento de guias mensais
• Divergências nos dados cadastrais
• Inconsistências nas informações do eSocial
• Débitos em aberto ou parcelamentos inadimplentes
A partir daí, o contratante deve regularizar a situação por meio do pagamento de valores devidos ou correção de informações. Algumas ações podem ser tomadas pela internet mesmo, mas outras exigem atendimento direto com a Caixa.
Com essas informações em mãos, é importante notificar a empresa para entender o que houve e, regularizar a situação o mais rápido possível.
Mantenha-se em dia com o FGTS e evite surpresas
Para o trabalhador, saber que a empresa está regular significa tranquilidade e segurança em relação ao recebimento de direitos. Com os depósitos em dia, fica mais fácil organizar as finanças, planejar o futuro e até antecipar valores vinculados ao FGTS.
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